Co robić, kiedy Twój kalendarz pęka w szwach pod naporem rosnącej listy zadań? Czy musi się to wiązać z chaosem, rosnącym stresem i widmem porażki przy realizacji projektu? Bardzo możliwe. I będzie tak do czasu gdy wyznaczysz priorytety i przeznaczysz dostępny czas na działania przynoszące kluczowe rezultaty.

Określanie priorytetów to niezbędna umiejętność każdego. Ma decydujący wpływ na rezultat włożonej pracy. Wyznaczenie priorytetów w procesie zarządzania pozwoli obniżyć poziom stresu i stworzyć przestrzeń do koncentracji na tym co naprawdę ma znaczenie.

Każdego dnia stajemy przed różnymi wyzwaniami. Każde z nich wymaga od nas ustalenia planu działania, a co za tym idzie - priorytetów.

Przy określaniu priorytetów biznesowych, często branym pod uwagę czynnikiem jest rentowność projektu. Niezależnie czy opiera się na przypuszczeniu czy złożonej analizie finansowej, na ogół daje efektywne rezultaty.

Za to przy realizacji codziennych zadań w pracy, zwykle polegamy ograniczeniach czasowych i oczekiwaniach naszego otoczenia. Gdy praca pozostałych członków zespołu zależy od zrealizowania przez Ciebie zadania, ciężko nie uznać go za priorytet.

Te proste sposoby na określanie priorytetów są wystarczające w wielu sytuacjach. Niestety prędzej czy później natrafisz na projekt, z którego wyjdziesz z obronną ręka jedynie korzystając z bardziej wyszukanych metod priorytetyzacji.

Przedstawię Ci trzy techniki, które przynoszą najlepsze efekty a jednocześnie nie wymagają dużo wysiłku.

Zasada pilne/ważne Eisenhowera

Ta metoda wymaga od Ciebie oceniania każdego zadania za pomocą dwóch pytań:

  • Czy to zadanie jest ważne?
  • Czy to zadanie jest pilne?

Zadanie ważne doprowadzi Cię do osiągnięcia kluczowych celów długoterminowych. Konsekwencja nierealizowania tych zadań są zwykle oddalone w czasie.

Zadanie pilne wymaga Twojej natychmiastowej uwagi i zwykle jest związane z osiąganiem celów innych. Konsekwencje nierealizowania takiego zadań są natychmiastowe, stąd często zajmuje zdecydowanie zbyt Twojego czasu.

Udzielając odpowiedzi na powyższe pytania, każde zadanie przydzielisz do jednej z czterech kategorii:

  1. Ważne i pilne
  2. Ważne ale niepilne
  3. Nieważne ale pilne
  4. Nieważnie i niepilne

Praktycznie codziennie trafią do Ciebie “wrzutki” czyli pozornie pilne zadania, które wcale nie są ważne.

Podobnie, bardzo ważne działania (jak aktywności związane z długoterminową strategią firmy) często nie są aż tak pilne. Ale na Twojej liście zadań na pewno znajdzie się zaledwie kilka zadań, które są jednocześnie ważne i pilne. To właśnie na ich realizacje powinieneś poświęcać dostępne zasoby w pierwszej kolejności.

Za to zadania, które trafią do kategorii trzeciej bądź czwartej, powinieneś delegować bądź całkowicie wykreślić z swojej listy zadań.

Macierz oddziaływania i wysiłku

Metoda oparta o diagram, na którym oceniasz oddziaływanie realizacji zadania na osiąganie Twoich celów (oś y) w stosunku do wysiłku jaki będzie do tego potrzebny (oś x).

W ten sposób wyznaczysz “szybkie zwycięstwa” czyli zadania, które zapewnią Ci największe nagrody przy najmniejszej inwestycji czasu. Jednocześnie unikniesz “niewdzięcznych kobył” pochłaniających dużo czasu bez realnego zwrotu.

Analiza Pareto

Zasada pareto w uproszczeniu mówi o tym, że 20% aktywności przynosi 80% rezultatów. Np. 20% kierowców, powoduje 80% wypadków.

Analiza Pareto najlepiej sprawdza się gdy próbujesz się uporać z istnym natłokiem problemów. Pozwoli Ci zidentyfikować najważniejsze zmiany do wprowadzenia.

Zacznij od podzielenia wszystkich problemów na kategorie, np. finansowe, komunikacyjne itd. Następnie policz ile problemów znajduje się w danej grupie.

Priorytetowo uporaj się z problemami z najliczniejszej grupy. A to jakimi zadaniami z wybranej grupy zająć się w pierwszej kolejności, będziesz wiedział dzięki dwóm poprzednim metodom.

Podsumowanie

Trzy zaprezentowane metody pozwolą Ci skutecznie wyznaczać priorytety w zależności od tego co jest dla Ciebie najważniejsze. Niezależnie czy zależy Ci na systematycznej pracy jedynie nad tym to co istotne i pilne, odhaczaniu “szybkich zwycięstw” czy uporanie się z grupą najbardziej kłopotliwych problemów - masz do tego odpowiednie narzędzia.

Czy do tej pracy pracowałeś w oparciu o priorytety? Jeżeli tak, to koniecznie podziel się swoją ulubioną metodą ich wyznaczania w komentarzu.