Jest duża szansa, że podobnie jak ja, korzystasz z Excela w pracy. Przy założeniu że robisz to od dłuższego czasu, rzadko spotykasz problemy, których nie jesteś w stanie rozwiązać. Po prostu czasem coś zajmuje więcej czasu niż zakładałeś.

Czy towarzyszą Ci przy tym myśli w stylu “hmm…z pewnością da się to zrobić szybciej” lub “kiedyś ktoś zrobił to przy mnie inaczej, ale teraz nie mam czasu się tego uczyć”? A co z tymi żmudnymi czynnościami, które powtarzasz każdego dnia, nawet nie zdając sobie sprawy, że Excel mógłby wykonać je za Ciebie?

W tym artykule, przedstawię Ci kilka funkcji Excela, które odkryłem na przestrzeni lat i od tej pory nie wyobrażam sobie pracy bez ich wsparcia. Jest szansa, że do tej pory o nich nie słyszałeś, a mogą się dla Ciebie okazać równie pomocne jak dla moich koleżanek i kolegów z biura.

Formatowanie warunkowe

Jak nadać sens dużej ilości danych? Jak zauważyć istotny szczegół, który gubi się wśród wielu liczb?

Wychwytywanie wyjątków, wzorców czy odchyleń od normy, może stanowić ogromne wyzwanie… albo być stosunkowo łatwe dzięki tzw. formatowaniu warunkowemu.

Formatowanie warunkowe to nadawanie odpowiedniego stylu komórkom w zależności od zdefiniowanego warunku. Np. zaznaczenie na czerwono wartości poniżej zera. Wyobraź sobie że na liście skuteczności kanałów sprzedaży, Excel automatycznie zaznacza Ci te, które działają najlepiej i te, które wymagają poprawy - w takiej sytuacji szansa na to, że pominiesz coś istotnego jest naprawdę bardzo niska.

Po prostu wybierz Plik → Style → Formatowanie warunkowe i określ zasady formatowania dla wybranego zakresu danych.

Wklej specjalnie

Przenoszenie (lub częściej kopiowanie) danych do arkusza to oczywista czynność i mogłoby się wydawać, że nie ma tu nic do odkrycia.

Jednak czy nie zdarzyło Ci się czasem wkleić tekstu, który inaczej wyglądał? Albo czy przenosiłeś wyniki formuły i zamiast wyników … nie miałeś nic, bo formuła już nie działała? Zwykle w takich momentach widzę jak ktoś kopiuje dane do np. notatnika a potem ponownie wkleja do Excela z nadzieją że “tym razem będzie ok”.

Opcja “wklej specjalnie” dostępna jest pod skrótem klawiszowym (CTRL + ALT + V) / (CTRL + CMD + V) lub po wciśnięciu prawego przycisku myszy na komórce. Umożliwia wklejenie samych formuł, wartości czy komentarzy. Inaczej mówiąc - wiele przydatnych opcji.

Dodawanie wielu wierszy / kolumn

Starannie projektujesz tabelę, rozmieszczasz dane i nagle okazuje się, że gdzieś brakuje Ci wierszy. Co robisz? Przesuwasz obecne dane czy dodajesz pojedynczo nowe wiersze…50 razy.

Skrót CTRL + SHIFT + “+” sprawi że zrobisz to szybciej. Chcesz więcej wierszy jednocześnie? Zaznacz tyle ile potrzebujesz i wybierz skrót ponownie.

Szybkie poruszanie po arkuszu

Scrollowanie arkusza Excel to czynność, na którą z pewnością nie chcesz poświęcać czasu.

Ale z drugiej strony dlaczego? Przecież rzadko kiedy zajmuje to dłużej niż 2 czy 3 sekundy. W porządku. Ale ile razy dziennie to robisz? 300? 500? Wiesz, że to łącznie nawet PÓŁ GODZINY?

W takiej sytuacji zanim oderwiesz dłonie od klawiatury, przytrzymaj CTRL (lub CMD w systemach OSX) i wciśnij dowolną strzałkę. Natychmiast przeniesiesz się na krawędź zestawu danych lub arkusza. Cudownie!

A jeśli w tym czasie przytrzymasz klawisz SHIFT, zaznaczysz ten fragment.

Zmiana danych w komórce

Wpisujesz dane do komórki, idziesz dalej i wracasz, by je edytować.

Co robisz? Wciskasz “Enter” i po raz kolejny przekonujesz się, że “w Excelu to nie działa”? Ostatecznie pokornie sięgasz po mysz i dwukrotnym kliknięciem rozpoczynasz edycję.

Można szybciej. Po prostu wciśnij klawisz F2.

Bonus

Szczerze mówiąc miałem o tym nie pisać, gdyby nie fakt że w zeszłym tygodniu dwie osoby z dużym entuzjazmem podzieliły się ze mną nowym odkryciem.

“Hej! Wiem już jak wstawiać “Enter” w komórkach w Excelu!“.

W trakcie edycji komórki przytrzymaj klawisz “ALT” i wciśnij Enter. Ciężko na to wpaść, ponieważ w innych programach często służy do tego kombinacja Shift + Enter.

Teraz Ty też możesz się tym z kimś podzielić.