Onboarding to, innymi słowy, proces adaptacji nowego pracownika, który ma na celu wprowadzenie nowozatrudnionej osoby do organizacji w sposób, który zapewni jej jak najszybsze osiągnięcie wysokiego poziomu efektywności. Jest to moment, w którym nowy pracownik poznaje swojego pracodawcę i weryfikuje czy to, co zostało mu obiecane w trakcie rekrutacji, ma swoje odzwierciedlenie w rzeczywistości. Onboarding stanowi też sprawdzian dla firmy, który weryfikuje, jak ta dba o swoich pracowników. Dlatego onboarding gra rolę procesu kończącego Candidate Experience i tym samym staje się pierwszym etapem Employee Experience.

Proces onboardingu ma na celu:

  • Przygotowanie stanowiska pracy dla nowego pracownika,
  • Odpowiednie przeszkolenie nowego pracownika w pierwszych dniach pracy,
  • Zdobycie wiedzy na poziomie strategicznym (wizja, misja, struktura organizacyjna, kultura i wartości firmy),
  • Dokonanie oceny okresu próbnego pracownika.

Prawidłowe wdrożenie onboardingu pozwala natomiast na:

  • Zapoznanie nowego pracownika z jego rolą zawodową,
  • Zbudowanie zaangażowania wśród personelu z krótkim stażem,
  • Zwiększenie zadowolenia z pracy,
  • Stworzenie warunków do otwartej komunikacji,
  • Zmniejszenie rotacji pracowników.

Dlaczego jest to ważne?

O tym, że onboarding to wciąż proces, nad którym wiele firm musi popracować, świadczą m.in. wyniki raportu employee experience w Polsce 2017. Według niego 17% pracowników stwierdziło, że pierwszy dzień pracy nie dał im informacji o tym, co należy do ich obowiązków na danym stanowisku i jakie są oczekiwania pracodawcy. Dodatkowo 24% potwierdziło, że tego dnia mogło liczyć tylko na siebie. Poniżej przedstawiamy 5 najczęstszych błędów pojawiających się w standardach wdrożenia nowego pracownika.

Niska efektywność

Podstawowym problemem nieodpowiednio opracowanego procesu onboardingowego jest jego nieefektywność. Głównym wskaźnikiem, który będzie na to wskazywał, jest stały lub rosnący poziom rotacji. Złe doświadczenie w pierwszych dniach pracy znacząco przyspiesza decyzję o szukaniu nowego pracodawcy. Co ciekawe jest bezpośrednia korelacja między tą liczbą rezygnacji ze względu na złe wdrożenie a liczbą millenialsów, którzy weszli na rynek pracy. Tworzą oni grupę zawodową, która z założenia jest mocno mobilna i elastyczna - ⅓ z nich zaczyna szukać nowej pracy po upływie 6 miesięcy od zatrudnienia. Jeśli dodamy do tego brak lub nieefektywny onboarding, ich decyzja może nastąpić jeszcze szybciej.

Innym obszarem, który może dać nam sygnał, że nasz proces onboardingu działa nieefektywnie, jest poziom zaangażowania pracowników. Można go zbadać w trakcie okresowych ocen pracowniczych lub ankiet zadowolenia pracowników. Jeśli w wynikach dostrzeżemy niski poziom motywacji i zaangażowania w pracę - szczególnie wśród osób z krótkim stażem pracy - należy natychmiast przyjrzeć się standardowi onboardingu i dokonać jego usprawnień. O wartości tego podejścia przekonują wyniki badań, z których wynika, że uporządkowany i jakościowy onboarding może podnieść efektywność nowych pracowników o 54% oraz zmniejszyć retencje o 50%.

Wysoka cena

Jeśli zły onboarding prowadzi do wzrostu retencji, oznacza to, że wpływa on bezpośrednio na rosnącą wysokość kosztów rekrutacji i zatrudnienia. Jeśli rekrutacja 1 pracownika kosztuje nas X złotych, a on zwalnia się nam po 3 miesiącach, jesteśmy zmuszeni ponownie wydać X złotych na zatrudnienie innej osoby - i tak w kółko. Kontekst kosztów nabiera nowego znaczenia jeśli odniesiemy go do retencji na stanowiska managerskich.

Czasochłonność

Pierwszy dzień pracy pracownika liniowego dużej firmy produkcyjnej to nie tylko przedstawienie kwestii związanych z bezpieczeństwem pracy, ale też szkolenia wdrażające w kluczowe obszary działania firmy. Trwają zwykle łącznie około 8 h i prowadzone są przez liderów i managerów działów. W przypadku niskich potrzeb rekrutacyjnych, nowych pracowników zatrudnia się raz, dwa razy w miesiącu. Bywa jednak, że przy pikach produkcyjnych, onboarding przeprowadzany jest co tydzień. Daje nam to znaczną ilość czasu wyrwaną z codziennych zadań wspomnianych wcześniej liderów i managerów. Dodatkowo sztywny harmonogram szkoleń wdrażających „zamraża” czas na inne aktywności, których mógłby się już podjąć nowy pracownik.

Niska jakość

Proces onboardingu, który zajmuje wiele czasu, w przeważającej większości przypadków będzie również niskiej jakości. Osoby dedykowane do przeprowadzenia tego procesu, zazwyczaj mają też inne obowiązki. Jako jedno z wielu zadań często onboarding ma niski priorytet. Jeśli dodamy do tego brak cyklicznych aktualizacji treści i materiałów przekazywanych nowym pracownikom, mamy gotowy przepis na niskojakościowy i nic niewnoszący proces, który zamiast przyjemnością staje się kolejną „rzeczą do odfajkowania”. Szkolenie wdrażające oparte na nieefektywnych schematach i narzędziach nie buduje odpowiedniej więzi nowego pracownika z firmą.

Brak pomiaru i walidacji

Ten punkt jest najczęściej pomijany w trakcie projektowania procesu onboardingowego. Jeśli chcemy, żeby proces wdrożenia był sprawnym narzędziem budującym przywiązanie, zaangażowanie i efektywność nowego pracownika - należy cyklicznie weryfikować czy jest aktualny i badać jego jakość. Jak to zrobić? Najprostszym narzędziem może być ankieta oceniająca wypełniana przez pracowników na koniec ich okresu próbnego/wdrożeniowego. Analiza jej wyników powinna być natomiast wykorzystana do walidacji procesu i aktualizacji jego treści. Jeśli chcemy mieć pewność, że proces nie wymyka się nam spod kontroli, najlepiej weryfikować go minimum 2 razy w roku.

Czy istnieje jedno uniwersalne rozwiązanie, które pomoże wyeliminować powyższe błędy? Może nim być na przykład wprowadzenie do onboardingu, jak największej części materiałów w formie elektronicznej/zdalnej. Jedną z platform, która umożliwia automatyzację procesu onboardingowego, jest właśnie Skillveo. Nagranie szkoleń wdrażających pozwala na zaoszczędzenie czasu osób zaangażowanych w proces po stronie pracodawcy. Dodatkowo konieczność nagrania treści wymusza na jej twórcach większą dbałość o szczegóły i wysoką jakość. Szkolenie w formie online może być dla pracowników wygodniejsze i bardziej przystępne w odbiorze. Konieczność spędzania ciągiem 8 godzin w dusznej sali, co znacząco obniża poziom koncentracji uczestników onboardingu. Zamiast tego możemy zaoferować pracownikowi dostęp do nagrań w dowolnym miejscu i czasie. Specjalne platformy do zdalnego onboardingu mają też możliwość generowania testów sprawdzających wiedzę ze szkoleń, co pozwala na bieżącą ocenę efektywności szkoleń.

Chcesz dowiedzieć się więcej o platformie Skillveo? Wejdź na naszą stronę i umów się na demo.

Rabat 10%