Wielu procesom w HR i rekrutacji wciąż nie poświęca się należnej im uwagi. W ten sposób powstają „wąskie gardła”, przez które tracimy retencję pracowników. Jakie procesy należy uszczelnić najpierw, aby upewnić się, że nasza organizacja nie traci czasu, pieniędzy ani jej najbardziej wartościowego zasobu - pracowników?

Okazuje się, że problem bardzo często leży w… onboardingu. Na szczęście znaleźliśmy na to skuteczne rozwiązanie.

Onboarding dziś

Onboarding nie od wczoraj spotyka się z licznymi problemami. I choć skala i proporcja tych trudności jest różna w zależności od charakteru i rozmiaru organizacji, niemal zawsze przychodzi nam zrezygnować na którymś polu. Jeśli uda się uniknąć wysokich kosztów związanych z wprowadzeniem nowego pracownika, to czas, zanim zyska samodzielność, będzie znacznie dłuższy. Często może zabraknąć pre-boardingu lub przeciwnie - spotykamy się z masą biurokracji i przeciążeniem informacyjnym. Efekt? Według badań The Wynhurst Group nawet 22% pracowników rezygnuje w ciągu pierwszych 45 dni w pracy. A od dobrego pracownika, który odszedł, gorsza jest tylko jedna rzecz - zły pracownik, który zostaje. Niestety - mnóstwo szkodliwych nawyków zaczyna się już w trakcie onboardingu. A to tylko czubek góry lodowej - wyobraź sobie, że ten sam nieefektywny onboarding próbujesz wdrożyć przy rekrutacji pracownika zdalnego. Co wtedy?

Prawdopodobnie skala jest jeszcze większa, a martwych punktów jest jeszcze więcej. Na jakiej podstawie możemy stwierdzić, że pracownik osiągnął samodzielność? Albo czy jakkolwiek monitorujemy wdrożenie wszystkich procesów na odległość? Szybko może okazać się, że tygodnie potrzebne do osiągnięcia pełnej efektywności w przypadku zdalnego pracownika mogą się zmienić w miesiące.

Dlaczego onboarding z perspektywy HR jest aż tak ważny?

Onboarding jest tematem, który niejednokrotnie jest bagatelizowany. Zdarza się, że zespoły HR stawiają go niżej na drabinie priorytetów niż inne etapy rekrutacji - w końcu najtrudniejsze, to znaleźć odpowiednią osobę. Czy jest to jednak słuszne rozumowanie? Zastanówmy się, jak niewłaściwie przeprowadzony onboarding może wpłynąć na zespół. Nieefektywne wdrożenie sprawia, że nowi pracownicy nie czują się zaangażowani w życie firmy. Ponadto mogą błędnie postrzegać lub zupełnie nie interesować się wartościami organizacji, w której pracują. W efekcie wpływa to nie tylko na ich pracę, ale również ich relacje z innymi pracownikami. I chociaż w części przypadków pracownicy znajdą w sobie dość inicjatywy, aby samodzielnie wdrożyć się w niuanse, o których nie mieli na początku pojęcia - nie zawsze tak jest.

W rezultacie ogromna liczba nowozatrudnionych błyskawicznie traci zapał do pracy. Źle przeprowadzony onboarding powoduje zwiększenie rotacji pracowników - według badań przeprowadzonych przez Society for Human Resource Management aż 50% w pierwszych czterech miesiącach pracy! To generuje nowe koszty związane z zatrudnianiem nowych osób i organizację, w której zespoły nie mogą działać w pełni autonomicznie. Wszystkie te luki powstały wskutek jednego zaniedbanego procesu, którym jest onboarding.

Jak i dlaczego automatyzować?

Oczywiście - wdrożenie odpowiedniego onboardingu potrafi być czasochłonne i kosztowne. Nie musi jednak tak być - są rozwiązania pozwalające na sprawne zautomatyzowanie tego procesu. Klucz tkwi w wykorzystaniu technologii w taki sposób, aby wprowadzić spójny i uporządkowany proces wdrażania pracownika. Co w takim razie może działać automatycznie? Przede wszystkim przekazywanie wiedzy - zespół nie musi za każdym razem przeprowadzać demonstracji, jak działają wszystkie procesy w firmie. Można do tego stworzyć materiały e-learningowe w formie video. Podobnie demonstracja wszystkich narzędzi czy przedstawienie ról w zespole. Można również zdigitalizować i uprościć liczne formularze wymagające wypełnienia i podpisania przez nowego pracownika, a następnie wprowadzenia z powrotem do systemu.

Co daje wdrożenie systemu zautomatyzowanego onboardingu? Spójrzmy na dane, które przygotowało Aberdeen Group. Według tych statystyk nawet 90% pracowników, których onboarding przebiegł dobrze, deklaruje, że pozostanie w firmie. Na czym w takim razie polega różnica? Zautomatyzowany system onboardingowy pozwala na rozwiązanie następujących problemów:

  • Managerowie i osoby wdrażające nie muszą poświęcać czasu na onboarding, dzięki czemu mogą skupić się na swoich pozostałych zajęciach.
  • Jakość wdrożenia jest zawsze na tym samym poziomie - nikt w pośpiechu nie przekaże żadnej informacji zdawkowo.
  • Firma zyskuje czas dzięki zminimalizowaniu formalności.
  • Wprowadzany pracownik nie ma wątpliwości gdzie szukać odpowiedzi na wszystkie pytania związane ze wdrożeniem.
  • Pracownik od samego początku działa samodzielnie i niezależnie.

Jak szukać odpowiedniego rozwiązania, które pozwoli zautomatyzować ten proces? Nie musicie szukać daleko - możecie to rozwiązać przy pomocy Skillveo. Infrastruktura do tworzenia kursów dla profesjonalistów pozwoliła nam na równoległe stworzenie narzędzia do onboardingu pracowników. Mieliśmy idealną okazję, aby sprawdzić to rozwiązanie. Z pomocą przyszło nam Talent Place, czyli firma skupiającą zdalną, międzynarodową społeczność rekruterów. Właśnie w ich procesie postanowiliśmy wprowadzić zautomatyzowany onboarding, który rozwijaliśmy przez ostatni rok w Skillveo.

Jak to wyglądało w praktyce?

Onboarding w Talent Place do tej pory pochłaniał mnóstwo czasu. Naturalne dla tego procesu jest, że aby zyskać na jakości, oraz nie ponosić zbyt wysokich kosztów, należy zainwestować w wielogodzinny proces. I to taki, w którym udział bierze mnóstwo osób. Celem samego onboardingu było:

  • Przekazanie zasad funkcjonowania firmy, narzędzi i standardów pracy
  • Przedstawienie tego, jak firma w rzeczywistości wygląda - wprowadzenie w kulturę organizacyjną
  • Wzajemne poznanie i zbudowanie relacji z nowym pracownikiem

Te trzy kroki wiążą się z dodatkową trudnością - Talent Place ze swoimi rekruterami współpracuje w 100% zdalnie. Właśnie dlatego monitoring efektów wdrożenia nowego pracownika potrafi być bardziej czasochłonny, zwłaszcza jeśli ma poznać więcej osób pracujących w firmie. Jak to wygląda liczbowo?

W proces onboardingu jednej osoby zaangażowane było 9 pracowników. Czas wymagany na jedno wdrożenie wymagał około 13 godzin pracy osób wprowadzających nowego pracownika. Miesięcznie rekrutowanych jest 20 pracowników.

Przy tych liczbach zakładając nawet, że jednocześnie wdrażane są 4 osoby, to na sam onboarding firma poświęcałaby 3120h rocznie. Dodajmy do tego, że wielokrotnie osoba poszukiwana na dane stanowisko jest potrzebna natychmiast - wpływa to na jakość wdrożenia, zwłaszcza jeśli pracownicy zaangażowani we wdrożenie również mają inne pilne zadania do realizacji w trakcie onboardingu.

Wprowadzenie Skillveo jako narzędzia automatyzującego onboarding zajęło czas jednorazowo - wystarczyło poświęcić go na przygotowanie materiału onboadingowego. Dzięki temu managerowie nie muszą poświęcać czasu na wtórne przygotowywanie i przekazywanie tych samych treści. Więcej o tym case study możecie przeczytać na blogu Talent Place. Tam znajdziecie szczegółowe informacje dotyczące tego, jak zespół Talent Place rozwiązał to u siebie. A jeśli wolicie przyswajać wiedzę w formie nagrania - możecie zobaczyć webinar.

Na co jeszcze pozwala automatyzacja onboardingu?

Czas to tylko jeden z problemów, które rozwiązuje zautomatyzowanie procesu. Kolejnym aspektem jest rozwiązanie konfliktu pomiędzy jakościowym a szybkim onboardingiem. Gdy zapoznamy każdego nowego pracownika z tymi samymi materiałami, to możemy mieć pewność, że jakość wiedzy, którą przekażemy, będzie na równie wysokim poziomie. Kolejna rzecz to koszty - nie tylko zaoszczędzony czas pracowników pozwala nam na oszczędność. Dobry zautomatyzowany onboarding pozwala uniknąć kosztów alternatywnych - jak na przykład powtórna rekrutacja w przypadku rezygnacji z pracy we wczesnym etapie. Podobnie sytuacja wygląda w przypadku nieefektywnych pracowników, którzy nie działają na korzyść organizacji. Powodów nie brakuje, może więc warto dać temu rozwiązaniu szansę?

Chcesz zautomatyzować proces onboardingu w swojej firmie? Skontaktuj się z nami: biuro@skillveo.com