Znajomość programu Microsoft Excel to wymaganie, które pojawia się w niemal w każdym ogłoszeniu o pracę biurową. Nie jest to szczególnie zaskakujące, biorąc pod uwagę fakt, że wiele osób wykorzystuje Excela w codziennej pracy. Co za tym idzie - każdy powinien go znać. Ale czy tak rzeczywiście jest? Sprawdźmy.

Według oficjalnych (informacji) z usługi pakietu Microsoft Office korzysta ponad 1.2 miliarda ludzi. Czyli co 6 osoba na świecie. Sporo, hm?

Przecież każdy zna Excela, nie?

Największą zaletą i jednocześnie jedną z większych wad Excela jest fakt, że można zacząć pracę na arkuszu właściwie od razu. Otwieramy nowy dokument i wpisujemy dane. Każdy to zrobi lepiej lub gorzej - ale zrobi. Co w związku z tym?

W jednym z moich poprzednich artykułów wyjaśniłem jak wykorzystywanie możliwości Excela oszczędza czas i pozytywnie wpływa na komfort pracy. Tym razem chcę poruszyć kolejny temat: popełnianie błędów.

Z jednej strony każdy z nas ma prawo je popełniać. Jednocześnie podczas pracy w Excelu, gdzie często mamy do czynienia z poufnymi danymi. Najmniejszy błąd może doprowadzić do tego, że stracimy pracę i/lub narazimy naszą firmę na poważne konsekwencje.

Od ponad 3 lat za pośrednictwem szkoleń on-line, uczymy pracowników firm obsługi Excela. Wielu z nich miałem okazję poznać osobiście. Pytając ich o wrażenia i efekty szkoleń, najczęściej padały odpowiedzi nawiązujące do szybszej pracy i znacznie mniejszej liczby popełnianych błędów. Po prostu to, co do tej pory było liczone “ręcznie”, teraz jest liczone przez odpowiednie formuły.

Prosty przykład: Wiesz w jaki sposób usunąć duplikaty z listy w Excelu? Może robisz to ręcznie, “bo tak szybciej”. Ale czy masz wtedy 100% pewności, że nie popełnisz błędu?

Błąd “kopiuj-wklej” wart 24 miliony dolarów

Kolejny przykład dotyczy firmy TransAlta, która straciła 24 miliony dolarów w wyniku błędnego wklejenia danych, co przełożyło się na niewłaściwe dopasowanie ofert do kontraktów. 10% zysku firmy zniknęło w kilka sekund.

A ile razy Tobie zdarzyło się wkleić dane w niewłaściwy sposób? A czy zdajesz sobie sprawę z tego, że wielu ludzi nie zna skrótu klawiszowego CTRL + C / CTR + V i przepisuje dane ręcznie? To bardzo prosty przykład, ale takie sytuacje naprawdę mają miejsce. W takich chwilach naprawdę nietrudno o pomyłkę.

Błąd szablonu przyczyną wycieku danych

Końcówka roku 2011, firma AstraZeneca pracuje nad zbiorczymi raportami finansowymi. Nieprawidłowo przygotowany szablon dokumentu został przesłany razem z danymi, które nie powinny zostać ujawnione.

Wszyscy wiemy jak ważne jest dbanie o bezpieczeństwo danych. Czy niewystarczająca znajomość Excela to powód do tego, aby narażać naszą firmę na taki scenariusz? Nie. Tym bardziej że nie mówimy tutaj o budowaniu rakiet, lecz kilku dobrych praktykach.

Błędy się zdarzają. Zadbaj o to, aby było to jak najrzadziej

Każdy z powyższych przypadków to poważne przykłady konsekwencji, które niesie za sobą mały błąd w Excelu. Jednym ze sposobów uniknięcia takich scenariuszy, jest zwiększenie świadomości tego, co nas może czekać.