Mówi się, że miarą sukcesu nowoczesnych organizacji jest to, jak szybko ich pracownicy potrafią zdobywać nowe umiejętności, przyswajać informacje oraz dostosowywać się do zmian. Czy faktycznie tak jest? Sytuacje takie jak wybuch pandemii mogą się okazać trudnym egzaminem dla licznych przedsiębiorstw. Jak zminimalizować negatywny wpływ na funkcjonowanie organizacji?

Osób pracujących zdalnie jest coraz więcej, ale nie jest to jedyny powód, aby zmienić podejście do zarządzania wiedzą. Choć przepływ informacji w tym modelu często sprawia, że z dnia na dzień piętrzą się zaproszenia do videorozmów, nie jest to problem tylko zespołów rozproszonych… Może pamiętacie żartobliwą odznakę z napisem „I survived another meeting that should have been an e-mail”. Jeśli spojrzymy na wiele miejsc pracy z perspektywy, to komunikacja nie zawsze przebiega sprawnie, a pracownicy o wielu rzeczach integralnie związanych z wizją firmy dowiadują się nawet… po kilku miesiącach! Co w takim razie można zrobić, aby efektywnie zarządzać wiedzą? Gdzie ją gromadzić, jak ją przechowywać i przede wszystkim - jak wprowadzić zmianę w sprawny i przyjazny sposób?

Platforma twoim przyjacielem

Rozwiązań umożliwiających zarządzanie wiedzą online jest kilka - wiki, rozbudowane systemy łączące w sobie również CRM, zbiory dokumentów w chmurze… Jednak jednym z najskuteczniejszych rozwiązań pozwalających zarządzać wiedzą w organizacji w formie online są platformy e-learningowe. Zazwyczaj działają w formie aplikacji webowych, do których dostęp ma tylko wskazana grupa osób. Managerowie w firmie otrzymują uprawnienia administratora, pozwalające na dodawanie materiałów informacyjnych na platformie. Możliwych formatów jest mnóstwo - szkolenia w formie wideo, prezentacje, przewodniki, dokumenty… ostatnio nawet podcasty! Często użytkownicy mają również możliwość zweryfikowania swojej wiedzy poprzez wykonanie testów bądź quizów. Administratorzy mają dostęp do statystyk oraz raportów dotyczących każdego użytkownika, więc mogą na bieżąco monitorować postępy swoich pracowników.

Platformy e-learningowe, czy też Learning Management Systems (LMS) zyskują w ostatnich latach na popularności i jest ich coraz więcej. Kluczowy jest wybór rozwiązania, które odpowie na potrzeby naszej organizacji. Wdrażając taką platformę, musimy zadbać o dostarczenie odpowiednich treści, a także zaangażować pracowników, aby zaczęli z niej korzystać.

Dla kogo jest to narzędzie?

Firmy, które z sukcesem już teraz korzystają z platform do zarządzania wiedzą to w szczególności organizacje, które posiadają dużo różnych lokalizacji i oddziałów, jak i miejsca z dużą rotacją pracowników. W takiej sytuacji wdrożenie nowych osób staje się bardzo uzależnione od dostępności managerów, na co może wpływać na przykład system zmianowy pracowników lub dodatkowe rozwarstwienie działów. W takiej sytuacji można oszczędzić czas managerów, przekazując wiedzę pracownikom za pomocą platformy.

Również onboarding nowego pracownika może przebiegać bez udziału wykwalifikowanej kadry. Jeśli w firmie funkcjonuje wiele procedur oraz zasad, które często są aktualizowane lub zmieniane, platforma e-learningowa najlepiej spisze się w realizacji tego zadania. Dostępność osób, które mogą przeprowadzić szkolenia czy nawet rezerwacja sali szkoleniowej to dodatkowe limity. Posiadając platformę, dajemy możliwość zapoznania się z materiałem w dowolnym dla podwładnych czasie i miejscu, a to bardzo duża korzyść - nie tylko dla nich, ale i w perspektywie działania całej firmy.

To rozwiązanie jest również świetnym krokiem naprzód dla zespołów rozproszonych. Działając zdalnie, trudniej jest dotrzeć do tego, kto ma komplet informacji na dany temat, a stacjonarne szkolenia są niemożliwe w realizacji. Działający niezależnie specjaliści nie angażują w swoje pytania zespołu, który może skupić się na swoich zadaniach.

Co dokładnie daje to rozwiązanie?

Platformy zarządzania wiedzą mogą pomóc organizacji na wiele sposobów. Dla każdego pracownika wartość będą miały przede wszystkim:

  • Dostęp do ułożonych w logiczną strukturę szkoleń online 24/7.
  • Przekazywanie sprawdzonych informacji w wygodny sposób. Wszystkie procedury również są w jednym miejscu.
  • Możliwość korzystania z platformy w każdym miejscu, o każdej o porze i w krótkich przedziału czasu. Pracownik może wykorzystać nawet 30 min przerwy.

Z drugiej strony warto spojrzeć na wartość, jakie to rozwiązanie niesie managerom. Można między innymi wdrożyć:

  • Statystyki oraz raporty pozwalające monitorować aktywność użytkowników.
  • Monitoring procesów onboardingu i szkoleń.
  • Zaprojektowania ścieżki rozwoju pracownika. Kursy można dopasować do kompetencji.

Jeśli spojrzymy na możliwości tego rozwiązania w skali makro, to usprawnia to szereg procesów całej organizacji. I zaczyna się już od procesu wdrażania nowych pracowników. Można na przykład wprowadzić preboarding - pracownik może przyswoić część materiału z wyprzedzeniem i lepiej przygotować się do rozpoczęcia pracy. Również szkolenia w firmie mogą zyskać na efektywności dzięki możliwości przeprowadzenia testów, lub powrotu do poszczególnych tematów. Dzięki wzrostowi wiedzy w organizacji zespół działa efektywniej, a dobry onboarding i system szkoleń zmniejsza rotację pracowników.

Na co zwrócić uwagę zanim zdecydujesz się na zakup?

Na rynku jest kilka propozycji, które pozwalają na zoptymalizowanie swojej pracy. Zanim dobierzesz odpowiednią platformę dla swojego zespołu, zastanów się, czy dany produkt spełnia wszystkie Twoje potrzeb. Jakie kryteria w szczególności powinny być brane pod uwagę?

Upewnij się, że wybrane rozwiązanie zawiera wszystkie funkcjonalności, których potrzebujesz. Wiele narzędzi tego typu oferuje okres testowy, który można wykorzystać przed podjęciem ostatecznego wyboru.Wybierz platformę, która spełnia potrzeby twojej organizacji, ale pamiętaj też, że niektóre funkcjonalności odkrywają swoją wartość na późniejszych etapach wdrożenia. Zwróć więc uwagę jak można ją rozbudować i jakie integracje z innymi systemami umożliwia.

Wdrożenie powinno być proste. Najlepiej, jeśli platforma jest dostępna w chmurze i umożliwia funkcjonowanie na każdym urządzeniu - zarówno komputerach stacjonarnych jak i smartfonach czy tabletach - włącznie z prywatnym sprzętem pracowników gdy na przykład pracują z domu. Niska bariera wejścia dla pracowników jest kluczowa, aby wprowadzić używanie platformy w nawyk organizacji. Niestety - nawet najlepsze narzędzie nie sprawdzi się, jeśli chociaż część jego użytkowników nie będzie go używać.

Również dla osób wprowadzających materiały na platformę nie powinna sprawiać trudności. Najlepiej, jeśli można wgrać już gotowe materiały przygotowane wcześniej, a dodatkowo mieć dostęp do funkcjonalności pozwalających zweryfikować zdobytą wiedzę - jak na przykład quizy. W ten sposób można w przyjazny sposób zadbać o jej odpowiednie wprowadzenie.

Kolejną ważną rzeczą jest możliwość zebrania feedbacku pracowników. Na przykład czy są zadowoleni z programu kursów, jak korzysta im się z platformy w obecnej formie. Zwłaszcza jeśli ten feedback można zebrać liczbowo jako jedną z danych w narzędziu umożliwiającym analitykę skuteczności platformy. Prawdopodobnie dopiero po kilku raportach będziesz w stanie stwierdzić, jaka metodologia jest optymalna w twojej firmie i które elementy procesu trzeba jeszcze usprawnić.

Sprawdź, jakie wsparcie techniczne i merytoryczne oferuje producent. Obsługa platformy powinna być w stanie udzielić pomocy na każdym etapie używania narzędzia, lub nawet zająć się przygotowaniem materiałów dydaktycznych. Dodatkowo kontakt z dostawcą usługi powinien być łatwo dostępny - najlepiej jeśli support byłby dla nas zawsze, szczególnie w przypadkach krytycznych.

Przed zakupem sprawdź, jacy klienci korzystają z wybranej platformy. Na stronie producenta zazwyczaj można znaleźć zakładkę „Nasi klienci”. Poszukaj case studies opisujących, w jaki sposób platforma została przyjęta w tej firmie. Na koniec - warto również sprawdzić, czy organizacje wymienione przez producenta mają podobny profil do naszej. Upewnimy się wtedy, że produkt może przynieść duże korzyści również nam.

Zwróć także uwagę na język platformy. Spora część tego typu narzędzi jest po angielsku, włącznie z materiałami szkoleniowymi. Może to być znacznym utrudnieniem czy nawet blokadą dla kadr czy pracowników.

Jeśli jeszcze zastanawiasz się, czy to narzędzie rozwiąże te wszystkie problemy - napisz do nas! Tworząc Skillveo, staramy się zapewnić najwyższą skuteczność działania szkoleń online. Chętnie pomożemy Ci sprawdzić, jak możesz wprowadzić naszą platformę do zarządzania wiedzą online w taki sposób, aby spełniła wszystkie potrzeby twojej organizacji.

Skontaktuj się z nami! biuro@skillveo.com