Microsoft Excel to kompletne narzędzie oferujące wszystko, czego można oczekiwać od arkusza kalkulacyjnego.

Większość z nas posiada umiejętności pozwalające na wykonywanie codziennych zadań. Problem w tym, że często omijamy okazje do osiągnięcia maksymalnej produktywności, ignorując niektóre funkcje Excela.

Droga do efektywności wiedzie przez skróty

Przez wiele lat pracowałem głównie jako programista. To właśnie wtedy zrozumiałem jak optymalizacja małych czynności ma ogromne przełożenie na naszą wydajność i uwaga - komfort psychiczny. Na pewnym etapie moja uwaga była poświęcona wyłącznie problemowi, który rozwiązywałem a nie obsłudze programu, na którym pracowałem.

W tym przypadku moja zasada była prosta: wykorzystaj skróty klawiszowe, aby obsługiwać komputer bez użycia myszki.

Teraz, gdy więcej czasu spędzam w arkuszach z budżetami, raportami i wykresami, widzę jak dużą rolę skróty klawiszowe odgrywają również w Excelu.

W końcu niech pierwszy rzuci kamień ten, kto zamiast skrótu “Wypełnij zakres” (CTRL + Enter) przeciągał kursorem setki wierszy? Z jednej strony to tylko kilka, kilkanaście sekund. Z drugiej robimy to dziesiątki razy dziennie.

“Ale to tylko chwila”

Prosta kalkulacja: wypełnienie 500 wierszy funkcją, poprzez “przeciągnięcie” zajmuje około 15 sekund. Wykonanie tej czynności 50 razy w ciągu dnia to ~ 12,5 minuty. To cztery godziny w miesiącu i … dwie doby w roku!

Mało? Tego typu przykładów jest więcej.

Taka oszczędność czasu to nie tylko szybsza praca. To dostarczanie raportów przed deadline’m, mniejsza szansa na popełnienie błędów i przede wszystkim - większy komfort psychiczny. O pełnych uznania spojrzeniach znajomych z pracy i przełożonych, chyba nie muszę wspominać, hm?

Teraz być może w Twojej głowie pojawia się pytanie: “Dobra, ale jak mogę to zrobić?”

Za chwilę Ci pokażę, po prostu czytaj dalej.

15 skrótów klawiszowych do pracy z tabelami

Na początek zaczniemy od czegoś prostego. Podzielę się z Tobą moimi ulubionymi skrótami.

Łatwo je zapamiętać - przy odrobinie praktyki - i pozwolą znacznie podnieść produktywność w pracy z tabelami.

  1. Ctrl + klawisze strzałek - pozwalają natychmiast przejść do krawędzi tabeli. Im większa tabela, z którą pracujesz, tym więcej czasu zaoszczędzisz. Przewijanie setek kolumn i wierszy aby odnaleźć komórkę na brzegu tabeli to czynność na której warto oszczędzać czas.
  2. Ctrl + Shift + klawisze strzałek - to szybszy sposób na zaznaczenie danych niż przeciąganie po nich kursorem myszki. Kliknij w pierwszą komórkę, którą chcesz zaznaczyć, a następnie wciśnij Ctrl + Shift. Jeżeli chcesz zaznaczyć wszystkie dane w kolumnie poniżej komórki, dodaj strzałkę w dół. Jeżeli chcesz zaznaczyć wszystko w wierszu na prawo, użyj strzałki w prawo.
  3. CTRL + Spacja - zaznacza całą kolumnę z aktywną komórką.
  4. Shift + Spacja - zaznacza cały wiersz z aktywną komórką.
  5. Ctrl + Shift + Spacja - zaznacza całą tabelę niezależnie od pozycji aktywnej komórki.
  6. CTRL + ] - jednym z największych problemów przy wprowadzaniu zmian w rozbudowanym arkuszu jest niepewność jak zmiana w jednej komórce wpłynie na inne komórki, które korzystają z jej wartości. Ten skrót pozwoli Ci zobaczyć, które komórki odwołują się do aktywnej komórki w swoich formułach. Zaznacz komórkę, wciśnij CTRL + ], a Excel podświetli wszystkie interesujące Cię komórki.
  7. CTRL + ; - wprowadza do komórki dzisiejszą datę.
  8. Ctrl + Shift + # - zmienia format daty w komórce na 01-Sty-19
  9. Ctrl + Shift + : - wprowadza do komórki aktualną godzinę (w formacie HH:MM)
  10. Ctrl + 5 - dodaje przekreślenie do tekstu w komórce
  11. Ctrl + 0 / Ctrl + Shift + 0 - Ukryj/pokaż aktywną kolumną
  12. Ctrl + 9 / Ctrl + Shift + 9 - Ukryj/pokaż aktywny wiersz
  13. Ctrl + ` - zmienia tryb widoku komórek z wartości na formuły.
  14. Shift + F10 - pokazuje menu kontekstowe dla aktywnej komórki.
  15. F7 - sprawdź poprawność pisowni tekstu w zaznaczonych komórkach.

Teraz po prostu wypróbuj powyższe skróty. Pamiętaj, że to dopiero początek. Na drodze do prawdziwej biegłości w Excelu czeka Cię znacznie więcej możliwości.