Excel wykorzystywany jest praktycznie w każdej firmie. Wykorzystujemy go do prostych obliczeń, zarządzania zadaniami, prowadzenia projektów czy budżetów. Często wnioski z analizy danych mają wpływ na kluczowe decyzje biznesowe. To są fakty.

Oprócz tego, z pewnością znane Ci są sytuacje w których nowy pracownik nie zna Excela. W takiej sytuacji najczęściej szuka odpowiedzi wśród innych współpracowników, lub zwykle u tego wybranego “magika Excela”. Efekt? Przynajmniej dwóch pracowników nie wykonuje efektywnie swojej pracy (pytający i pytany).

Powyższe sytuacje jasno pokazują, że odpowiednia weryfikacja znajomości Excela powinna odbywać się już w procesie rekrutacji. Pytanie jak podejść do tego we właściwy sposób? Na co zwracać uwagę?

Umiejętności dostosowane do stanowiska

Excel posiada bardzo niską barierę wejścia i jednocześnie prawie 500 różnych funkcji. Oczywiście nie oznacza to, że każdy z nas powinien znać wszystkie. W praktyce i tak nawet najbardziej zaawansowani użytkownicy wykorzystują na co dzień około 20-25% z nich. Nie zmienia to faktu, że to nadal sporo nauki.

Dochodzimy więc do prostego wniosku: zakres umiejętności dotyczących obsługi programu Excel, powinien być dostosowany do stanowiska. Pytanie jak to wygląda w praktyce?

Podstawowa obsługa

W większości przypadków, podczas rekrutacji wystarczy weryfikacja podstawowej znajomości obsługi Excela.

Uwaga: nie ignoruj weryfikacji tych umiejętności. Pomimo tego, że to podstawowe funkcje programu, wiele osób ma z nimi problem.

Mówimy tutaj o:

  • Znajomości interfejsu programu

  • Formatowaniu komórek

  • Wykorzystaniu podstawowych funkcji (np. SUM, COUNT, MIN, MAX)

  • Wyszukiwaniu, filtrowaniu i sortowaniu danych

  • Umiejętności pisania prostych formuł (dodawanie, odejmowanie i operatory logiczne IF/AND/OR)

  • Wykorzystaniu podstawowych skrótów klawiszowych

Oprócz tego warto już na tym etapie zwracać uwagę na sposób przedstawienia danych a w szczególności ich czytelność.

Nieumiejętne przedstawienie danych często nie wynika z braku poczucia estetyki, lecz z fundamentalnych braków w obsłudze programu (np. opcja zawijania lub ucinania tekstu w komórkach).

Chociaż mówimy tutaj o podstawowej obsłudze Excela, chyba zgodzisz się ze mną, że nadal jest wiele osób, dla których powyższe zagadnienia są całkowicie obce. Efektem tego jest nieefektywnie wykorzystany czas i frustracja czy nawet stres przy każdej konieczności przygotowania nowego dokumentu.

Poziom zaawansowany

W sytuacji gdy rekrutujemy na stanowiska w których praca z Excelem przechodzi na wyższy poziom, w wyniku konieczności analizy dużej ilości danych lub przygotowywania złożonych raportów, zakres sprawdzanych umiejętności jest odpowiednio większy.

Zaawansowana obsługa Excela to m.in.:

  • Wykorzystywanie złożonych formuł (np. IF i LOOKUP)
  • Wykorzystanie VLOOKUP i HLOOKUP
  • Zaawansowane formatowanie (formatowanie warunkowe, zmiana tekstu na kolumny, “wklej specjalnie”)
  • Walidacja i zabezpieczanie danych
  • Tworzenie i konfiguracja wykresów
  • Praca z tabelami i wykresami przestawnymi
  • Integracje z innymi programami (eksportowanie danych do prezentacji, formatu PDF czy dokumentów tekstowych)
  • (w najbardziej zaawansowanych przypadkach: znajomość VBA)

Weryfikację powyższych umiejętności należy przeprowadzić w oparciu o praktyczne zadania, najlepiej bezpośrednio związane z specyfiką naszej branży.

Pytanie jednak co w sytuacji gdy kandydat nie przechodzi testu lub pomimo zaliczenia, wyraźne są braki, które będą mieć przełożenie na efekty pracy.

Kandydat nie przeszedł testu. Co teraz?

W procesie rekrutacji ważniejsze są postawy niż umiejętności. W trakcie weryfikacji może okazać się, że kandydat posiada pewne braki, które będą miały wpływ na jego pracę ale są na tyle małe, że trudno mówić o wykluczeniu go z procesu. Co zrobić w takiej sytuacji?

Oczywistym rozwiązaniem jest tutaj organizacja dodatkowego szkolenia. Ale w praktyce zwykle nie ma wystarczających zasobów operacyjnych do przeprowadzania szkoleń za każdym razem gdy do zespołu dołącza nowa osoba. Rozwiązanie pośrednie to organizowanie takich szkoleń np. raz na kwartał.

Idealnie w takim przypadku sprawdzają się szkolenia online. Dostęp niezależny od miejsca i czasu sprawiają, że to bardzo wygodna, efektywna i tania forma uzupełniania kompetencji.

Dodatkowo w ostatnim czasie w branży szkoleń online coraz głośniej mówi się o tzw. microlearningu lub “bite-sized learningu”. Chodzi tu o podział szkolenia na bardzo krótkie części (zwykle nie przekraczające 10 minut). O tym dlaczego taka forma ma sens pisaliśmy już w jednym z naszych artykułów.

Jeżeli chcesz usłyszeć więcej na temat takiej formy szkolenia lub lepiej - sprawdzić jak to wygląda w praktyce, przejdź do strony: Szkolenia Excel dla Firm i zostaw nam swoje dane kontaktowe.