Wymagana znajomość Excela - czy w Twoim ogłoszeniu rekrutacyjnym, również zamieszczasz takie zdanie? Prawdopodobnie tak. Ale co tak naprawdę oznacza “znajomość Excela”. Czy rozumiesz ją tak samo jak kandydat i przede wszystkim … czy skoro jej wymagasz, to jesteś w stanie ją odpowiednio zweryfikować?

Znajomość Excela to popularna kompetencja i co do tego nie ma wątpliwości. Wydaje mi się jednak, że czasem to wymaganie pojawia się w ogłoszeniach o pracę bo … wszyscy tak robią. “Znajomość pakietu Office” tuż obok “znajomości jęz. angielskiego w stopniu komunikatywnym” znajdziemy w prawie każdym ogłoszeniu. Ale czy zawsze w takich sytuacjach naprawdę oczekujemy tych konkretnych kompetencji?

Przeglądając ogłoszenia z popularnych portali rekrutacyjnych, przygotowałem małą analizę.

  1. Specjalista ds. Kontrolingu - wymagana znajomość Excela w tej sytuacji nie dziwi. Ale spójrzmy bliżej:

*Czego oczekuje od Ciebie Klient:

  • bardzo dobra znajomość pakietu MS Office (w szczególności Excel)*

  • Stażysta w dziale konsultingu logistycznego - tutaj obok znajomości pakietu Office, wymagana jest również .. wyobraźnia przestrzenna:

*Kogo poszukujemy? (…)

  • osoby, która posiada wyobraźnię przestrzenną oraz jest biegła w obsłudze pakietu Office (w szczególności Excel, Power Point).*

  • Reference Data Operations - Analyst - to stanowisko z kolei wydaje się bardzo mocno związane z pracą z danymi. Jak wygląda opis kompetencji w zakresie obsługi Excela?

*Required skills & qualifications:

  • Proficient in MS Excel*

  • Recepcjonista/tka - w pracy recepcjonisty też pewnie przydaje się Excel, ale z całą pewnością mniej niż na poprzednich stanowiskach. Jednak opis tej kompetencji wygląda łudząco podobnie, prawda?

*Dlaczego Ty?

W dobrym stopniu znasz programy Microsoft Excel, Word i Outlook.*

TL;DR; - ofert w których precyzyjnie określono poziom znajomości Excela jest raczej niewiele.

O czym to świadczy? O tym że znajomość Excela to buzzword, formułka, która przestała wiele znaczyć. Podobnie jak “angielski w stopniu komunikatywnym”. Jednak o ile przykłady testów językowych można znaleźć na stronach związanych z nauką danego języka, a niektóre firmy same takie testy przeprowadzają na wstępie, to z testami “na Excela” jest już trudniej. Te darmowe dostępne w sieci są najczęściej prostą ankietą - a przecież umiejętność odpowiedzi na teoretyczne pytania raczej nie pozwala ocenić poziomu danej kompetencji. Tak, jak test pisemny z języka angielskiego nie sprawdza komunikatywności.

To prowadzi do pytania: jak sprawdzać umiejętność Excela?

Przede wszystkim w praktyce.

Teoretyczne pytania mogą być pomocne na poziomie zaawansowanym, jednak nie służą one w zasadzie do sprawdzenia znajomości Excela (o tym przeczytasz w punkcie III).

Skąd brać pomysły i dane do zadań praktycznych? Przede wszystkim: nigdy nie korzystajmy z wewnętrznych firmowych arkuszy i wrażliwych danych. Generalnie aby sprawdzić znajomość Excela, wystarczą Ci jakiekolwiek dane liczbowe i nie musi być ich dużo. Najlepiej przygotuj abstrakcyjne przykłady na podstawie WIkipedii czy GUSu - znajdziesz tam mnóstwo świetnych zbiorów.

Przygotowałem dla Ciebie kilka przykładów:

Możesz też skorzystać z generatorów losowych danych takich jak ten:

Ostatecznie możesz skorzystać z naszych przykładów i bezpłatnych szablonów zadań rekrutacyjnych:

Jeżeli wymagasz tylko podstawowej znajomości, spójrz na poniższy punkt Poziom podstawowy. W przypadku kiedy konieczna jest znajomość narzędzia, która pozwala na wykonanie pewnych operacji, obliczeń - sprawa się komplikuję, co zobaczysz w punkcie Poziom średni. Z kolei jeżeli szukasz analityka danych, w punkcie Poziom zaawansowany znajdziesz to, czego szukasz ale pamiętaj, że w czasie rozmowy pierwsze skrzypce powinien grać specjalista, który sprawdzi kompetencje kandydata dzięki pogłębionej rozmowie.

  1. Poziom podstawowy

Nie każdy zawód wymaga liczenia, monitorowania czy raportowania. Na niektórych stanowiskach znacznie ważniejsza będzie kreatywność, umiejętność myślenia “out of the box” albo budowanie relacji. W takich przypadkach Excel może być narzędziem do porządkowania informacji - np. specjaliści PR tworzą bazy kontaktów z dziennikarzami właśnie w Excelu.

Na tym poziom sprawdzamy przede wszystkim znajomość interfejsu:

  • jak wprowadzać dane
  • jak dodać nowy arkusz, kolumnę, wiersz
  • czy zna adresowanie komórek, odróżnia wiersz od kolumny
  • czy wie jak wykonać filtrowanie i sortowanie (np. ułożyć dane alfabetyczne)
  • czy potrafi wykonać proste operacje typu dodawanie, mnożenie, sumowanie
  • czy potrafi wybrać odpowiedni wykres do rodzaju danych (rozumie, że kołowy wykorzystuje się do obrazowania innych zależności, niż kolumnowy), a następnie go wstawić.

Szczerze mówiąc wszystkie osoby, które miały informatykę w szkole powinny naturalnie wykonywać powyższe operacje. W praktyce jednak bywa z tym różnie.


📓 Poniżej znajdziesz przykładowe zadanie rekrutacyjne dla tego poziomu - pobierz gotowy arkusz, który możesz wykorzystać w trakcie spotkania z kandydatem.


  1. Poziom średni

W tym przypadku sprawdzamy znajomość konkretnych funkcji przydatnych na danym stanowisku pracy. Gdybym miał generalizować, to poziom odpowiedni dla specjalisty lub menedżera średniego stopnia - kogoś, kto będzie używał Excela praktycznie codziennie i musi poradzić sobie np. z arkuszami, czy stworzyć nowe efektywniejsze narzędzia oparte na arkuszach kalkulacyjnych.

Prawda jest taka, że jeden kandydat będzie w przyszłości pracował na dużych zestawieniach liczbowych, inny przygotowywał wizualizacje (wykresy, zestawienia) a jeszcze inny pracował z formułami tekstowymi (np. do tworzenia słów kluczowych do kampanii marketingowych) - dopasuj więc zadanie do specyfiki stanowiska. Jeżeli nie wiesz jakie funkcje są najbardziej przydatne na danym stanowisku - przed rozmową z kandydatem zapytaj o to jego przyszłych współpracowników.

Kolejna istotna rzecz na tym poziomie - wystrzegaj się mieszania znajomości wiedzy branżowej z umiejętnością korzystania z narzędzia. Powinniśmy sprawdzić te kompetencje osobno, ponieważ osoba pracująca poprzednio w zupełnie innej branży może nie wykonać zadania, chociaż będzie świetna w Excelu. Postaw więc priorytety - która kompetencja jest ważniejsza na tym stanowisku i sprawdź je osobno, aby nie zacierać obrazu.

Przykładowo na tym poziomie sprawdzamy:

  • funkcje takie jak IF, VLOOKUP,
  • formatowanie (warunkowe, zmiana tekstu na kolumny, “wklej specjalnie”)
  • Wykres mieszany - jak przedstawić dwie bardzo różne dane na wykresach. np. współczynnik wypadków samochodowych i ilość mieszkańców miasta w mieście.

Tabela przestawna - tutaj muszę dodać swój komentarz. Tabela przestawna to tzw. buzzword, ponieważ często tabela przestawna jest postrzegana jak święty Graal Excela szczególnie na szkoleniach - wydaje się trudne i każdy chce posiąść tę umiejętność, a tak naprawdę nie wymaga szczególnej wiedzy to proste i intuicyjne narzędzie. Nie zmienia to faktu, że to na pewno przydatne i jego znajomość jest konieczna.

Poniżej znajdziesz przykładowe zadanie rekrutacyjne dla tego poziomu - gotowy arkusz, który możesz wykorzystać w trakcie spotkania z kandydatem:

  1. Poziom zaawansowany

Na tym etapie zaczyna być naprawdę ciekawie. Mamy do czynienia z rekrutacją na stanowisko analityczne. Dlatego bardzo ważne jest, aby umiejętności praktycznych nie sprawdzał sam rekruter lub osoba z działu HR. Rozmowie z kandydatem powinien przewodniczyć specjalista (najlepiej przyszły szef, leader) - HR jest tylko wsparciem, obserwatorem.

A teraz banał: bardzo ważne, aby przed spotkaniem ustalić te role i przebieg rozmowy. Banał, który niestety często zostaje zaniedbany. Poinformuj współpracownika czego oczekujesz od niego na rozmowie rekrutacyjnej, ile będzie miał czasu, co ma sprawdzić, jak się zachowywać. Specjalista nie powinien uczestniczyć w całym procesie sprawdzania kandydata - ma pomóc zweryfikować konkretne kompetencje.

W tym przypadku opieramy się w zasadzie o pytania otwarte - nie musimy sprawdzać kandydata za pomocą “praktycznego” zadania, ale “sprawdzamy go w praktyce”. Co to znaczy? Podajemy kandydatowi przykładowe dane i zadajemy pytania otwarte - sprawdzamy, czy potrafi samodzielnie znaleźć rozwiązanie, algorytm i poprawnie zinterpretować problem. W korporacyjnym żargonie można powiedzieć, że “challengujemy” kandydata - “masz problem, masz narzędzie, pokaż mi rozwiązanie”.

Można powiedzieć, że nie obchodzi nas, jak kandydat dojdzie do rozwiązania, ALE zdecydowanie oceniamy optymalność rozwiązania, szybkość stworzenia narzędzia i efektywność jego działania. Arkusz który będzie obliczał się przez 15 min nie jest dobrym rozwiązaniem :)

Sprawdzamy więc tok myślenia, sposób dojścia do odpowiedzi i jej relewantność.

Sam Excel nie powinien być główną i jedyną kompetencją twardą którą sprawdzamy. Nie poświęcajmy mu całej rozmowy - to tylko jedno z narzędzi analitycznych, które pracownik na tego typu stanowisku zazwyczaj wykorzystuje. (Mamy przecież jeszcze VBA, język R, bazy danych, BI, skrypty w Pythonie, czy programy takie, jak SPSS…)

Jednak wyjątkowo na tym poziomie można pokusić o nieco bardziej branżowy charakter zadań - czyli osadzenie kandydata w naszej rzeczywistości. Należy jednak pamiętać, aby prosić o KONKRETNE, PROSTE WNIOSKI. Nie próbuj skonfudować kandydata, nie zastawiaj pułapek. Przygotuj coś zbliżonego do rzeczywistości.

Podsumowując (lub dla tych, co nie lubią czytać):

  1. Jasno zdefiniuj wymagany poziom znajomości Excela: Już na poziomie ogłoszenia, definiuj o jaki poziom znajomości Excela Ci chodzi - możesz np. posłużyć się przykładami konkretnych funkcji lub zasugerować się oficjalną stroną Microsoft i ichniejszymi Certifications & Exams.
  2. W zadaniach rekrutacyjnych nigdy nie wykorzystuj prawdziwych danych firmowych - skorzystaj z ogólnodostępnych danych np. GUSu.
  3. Na poziomie podstawowym i średnim nie mieszaj wiedzy branżowej z umiejętnością obsługi narzędzia.
  4. Jeśli nie wiesz, jakie dokładnie kompetencje powinieneś/aś sprawdzić - zapytaj przyszłych kolegów kandydata, co najczęściej wykorzystują w codziennej pracy.
  5. Wybieraj zadania (i tak formułuj pytania), które prowadzą do prostych wniosków – nie chcesz przecież zacierać sobie obrazu oceny albo aby kandydat zakopał się w gąszczu możliwości. Skorzystaj z naszych templatek, jeśli nie masz pomysłu.
  6. Na poziomie zaawansowanym sprawdzamy bardziej tok myślenia, niż wykorzystanie konkretnych funkcji (tutaj Excel to tylko jedno z wielu narzędzi).

📓 Poniżej znajdziesz przykładowe zadanie rekrutacyjne - pobierz gotowy arkusz, który możesz wykorzystać w trakcie spotkania z kandydatem.